Riskienhallinta auttaa saavuttamaan tavoitteet

Apua, avainhenkilö sairastui vakavasti projektin loppusuoralla, eikä varahenkilöä ole. Tulipa tehtyä väärä valinta tietokoneohjelmia hankittaessa. Yhteistyökumppani petti, mutta onneksi tiedossa oli vaihtoehtoinen toimittaja.

Yllätykset ja epävarmuustekijät eli riskit ovat osa jokaisen organisaation arkea. Toteutuessaan ne voivat vaikuttaa joko kielteisesti tai myönteisesti siihen, saavuttaako organisaatio tavoitteensa. Kaikkia riskejä ei voi eikä pidäkään välttää. Riski on joko uhka tai mahdollisuus – tai niiden yhdistelmä.

Sana riski tulee latinankielisestä termistä risicare. Alun perin se oli merenkulun termi ja tarkoitti purjehtimista karikkoja väistellen. Risicare tarkoittaa myös uskallusta valita suunta tai toiminta, joka voi onnistua tai epäonnistua.

Riskejä on mahdollista hallita, ja riskienhallinta onkin yksi tärkeimmistä johtamisen työkaluista. Sen peruskiviä ovat riskien tunnistaminen, kartoittaminen ja analysointi, riskien ennakointi, ennalta suunnitellut, järjestelmälliset, jäsennellyt ja oikea-aikaiset toimet sekä toimien seuranta ja valvonta. Piste i:n päälle olisi se, että mahdollisesta vahingosta opittaisiin.

Riskienhallinnasta vastaa organisaation johto tai johdon nimeämä taho; pienemmissä organisaatioissa vastuu on usein liitetty avainhenkilön muuhun toimeen.

Riskienhallinta on sarja toimenpiteitä, jota sovelletaan strategian valinnasta lähtien kaikessa organisaation toiminnassa, esimerkiksi eri yksiköissä, asiakassuhteissa sekä prosesseissa. Prosessin tavoitteena on tunnistaa ja hallita organisaatioon mahdollisesti vaikuttavia tapahtumia niin, ettei toiminta ole uhattuna, riskit pysyvät hallitusti kurissa, eikä epävarmuus haittaa tavoitteiden toteuttamista.

Riskienhallinta on siis haitallisten tapahtumien välttämistä tai tapahtumien seurausten pienentämistä, mutta se on myös mahdollisuuksien tunnistamista, analysointia ja hyödyntämistä. Kaikella tällä tähdätään siihen, että organisaatio, esimerkiksi yritys saavuttaa tavoitteensa.

(juttu jatkuu videon jälkeen)

Pro Pilvipalveluiden HSEQ-järjestelmä kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jonka avulla voitte tutustua palvelutarjontaamme. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja alla olevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

HSEQ-järjestelmä videona

www.propilvipalvelut.fi/pro-palveluiden-esittely

Riskienhallinnan yleisiä tavoitteita:

• Vahvistaa valmiuksia saavuttaa strategiset ja liiketoiminnalliset tavoitteet.
• Varmistaa toiminnan jatkuvuus.
• Tukea strategista ja operatiivista päätöksentekoa ja suunnittelua.
• Kohentaa organisaation riskien tuntemusta ja sietokykyä.
• Tehostaa hallintoa ja valvontaa.
• Tukea viranomaismääräysten ja kansainvälisten standardien noudattamista.
• Minimoida riskien kielteiset vaikutukset kaikkeen toimintaan.
• Auttaa vähentämään vahinkoriskejä.
• Parantaa henkilökunnan hyvinvointia ja työmotivaatiota.
• Lisätä ulkoisten sidosryhmien ja asiakkaiden luottamusta toimintaa kohtaan.

Riskien kirjo on valtava

Riskien kirjo on valtava, ja niiden hallitsemiseen tarvitaan suunnitelmallisuutta. Käytännössä riskienhallinnan suunnittelu alkaa olemassa olevien riskien tunnistamisella ja kartoittamisella.

Yksinkertaisin tapa päästä alkuun on luetteloida riskit yksi kerrallaan. Kysymys kuuluu, mitä kaikkea voi sattua? Ja missä ovat organisaation riskialtteimmat kohdat?

Yleispätevää tapaa luettelon tekemiseksi ei ole olemassa, koska eri alojen organisaatioissa riskit voivat olla hyvinkin erilaisia. Myös eri ihmiset mieltävät riskit eri tavalla. Alasta riippuen riskejä voi tarkastella esimerkiksi turvallisuuskategorioittain (esimerkiksi henkilö- ja työturvallisuus) tai mihin organisaation toimintoihin (esimerkiksi tuotanto, pakkaamo, lähettämö) riskit liittyvät.

Riskienhallinnan ISO 31000 -standardissa riski on määritelty epävarmuuden vaikutukseksi tavoitteisiin. Vaikutus on poikkeama odotetusta tai tavoitellusta sekä myönteisessä että kielteisessä mielessä. Määritelmällisesti sana riski kattaa näin sekä positiiviset liiketoimintamahdollisuudet että uhat ja menetykset (negatiiviset riskit).

Kun riskit on tunnistettu, kartoitettu ja luetteloitu, ne analysoidaan. Analyysi auttaa ymmärtämään, miten suuri on kunkin riskin todennäköisyys toteutua, ja mitkä ovat mahdolliset riskin toteutumisen seuraukset.

Riskianalyysin jälkeen mietitään, miten epävarmuuksia tai yllätyksiä voidaan välttää tai niiden seurauksia vähentää.  Laaditaan siis käytännön toimet. Esimerkiksi tapaturmavaaroja voidaan välttää huoltamalla koneet ja laitteet säännöllisesti. Tuttu keino varautua tulipalon riskiin on ottaa kattava palovakuutus, joka yleensä korvaa vahingon.

Riskiä ei aina voi poistaa kokonaan, ja sen vuoksi mahdollisiin vahinkoihin parasta aina varautua. Esimerkiksi tuote voi osoittautua vialliseksi, ja siksi on hyvä olla suunnitelma ja käytännön valmiudet, joiden avulla tuote saadaan vedettyä markkinoilta.

Tilanteet muuttuvat organisaatiossa jatkuvasti, ja niin muuttuvat riskitkin. Siksi tilanteen seuranta ja mahdollisesta vahingosta oppiminen ovat tärkeitä elementtejä riskienhallinnassa.

Riskienhallinnan prosessi pähkinänkuoressa:

1. Riskien tunnistaminen ja arviointi.

2. Riskien hallintakeinot:

• Riskin välttäminen.
• Riskin pienentäminen.
• Riskin siirtäminen.
• Riskin pitäminen/säilyttäminen.

3. Varautuminen vahinkoihin.

4. Seuranta ja vahingoista oppiminen.

Lähde: Suomen Riskienhallintayhdistys.

Menestymisen mahdollisuus paranee

Jos riskienhallinta on hoidettu organisaatiossa kunnolla, siitä hyötyvät paitsi yritys ja sen johto, myös työntekijät, asiakkaat ja yhteistyökumppanit. Riskienhallinnan kuntoon saattaminen on siis yhteistyötä, joka koituu jokaisen organisaatiosta elantonsa tavalla tai toisella saavan hyödyksi.

Riskienhallinta parantaa organisaation mahdollisuuksia menestyä. Häiriöt ja katkokset vähenevät, tuotanto tehostuu, tuotteiden laatu paranee ja kustannukset laskevat, jos riskien taustalla olevat ongelmat on poistettu tai niiden aiheuttama riski puristettu minimiin.

Riskien tunnistaminen auttaa myös ymmärtämään työyhteisön toimintaa entistä paremmin.

Riskienhallinnan hyötyjä organisaatiolle:

• Yllättävät vahingot ja niiden kustannukset vähenevät.
• Tuotannon tehokkuus ja laatu paranevat.
• Resurssit voidaan kohdentaa tärkeimpien ongelmien hallintaan.
• Häiriötilanteet ja katkokset vähenevät.
• Omaa toimintaa opitaan tuntemaan paremmin.
• Organisaation imago paranee.
• Asiakastyytyväisyys kasvaa.

Lähde: Suomen Riskienhallintayhdistys

Henkilöstö kannattaa ottaa mukaan tarkasteltaessa riskien syitä ja niiden torjuntaa. Se parantaa henkilöstön osaamista ja tietämystä organisaation toiminnasta. Yhteistyö lisää työntekijöiden valmiuksia kehittää omaa osaamistaan, mikä taas parantaa työtyytyväisyyttä.

Mitä vähemmän työpaikalla on riskejä, sen turvallisempi ja varmempi työpaikka on. Riskinsä tunteva ja hallitseva yritys kykenee toimimaan myös vahingon sattuessa.

Riskienhallinnan hyötyjä työntekijöille:

• Työpaikalla on turvallista ja mielekästä työskennellä.
• Oma työ jäsentyy osaksi yrityksessä tehtävää kokonaisuutta.
• Oman työn tuntemus ja ammattitaito kasvaa.
• Työtyytyväisyys lisääntyy.
• Omat valmiudet työtehtävien kehittämiseen lisääntyvät.
• Tehtävät ja vastuut selkiytyvät.

Lähde: Suomen Riskienhallintayhdistys